Agendamento da Sala de Videoconferência
SALA DE VIDEOCONFERÊNCIA
DESCRIÇÃO
A sala de videoconferência do Centro de Tecnologia é equipada com:
- 02 ares-condicionados;
- 30 cadeiras e 02 mesas;
- sistema de reprodução de áudio com amplificador;
- aparelho de videoconferência Polycom RealPresence Group 500;
- computador (com teclado e mouse) compatível com apresentações em .pdf (Foxit Reader);
- projetor.
PROPÓSITO
A sala de videoconferência do Centro de Tecnologia é utilizada para atender os seguintes propósitos:
- convite de participação de professor externo à UFC para defesa de qualificação, mestrado e doutorado de alunos ligados ao Centro de Tecnologia;
- participação externa à UFC de professores ligados ao Centro de Tecnologia em bancas de qualificação, mestrado e doutorado;
- gravação de prova prática de concurso público da UFC;
- ministração de aulas entre campi da UFC.
MEIOS PARA REALIZAÇÃO DE VIDEOCONFERÊNCIA
O aparelho de videoconferência do CT atende os seguintes cenários:
- o professor convidado receberá, através de um e-mail enviado para o professor orientador/solicitante (onde este último ficará responsável de encaminhar para o professor convidado), as informações e instruções necessárias para realizar conexão com o aparelho de videoconferência do Centro de Tecnologia.
- no cenário de convite para participação externa à UFC, para professores ligados ao Centro de Tecnologia, o professor convidado informará as seguintes informações para o responsável pelo convite:
- aparelho de videoconferência do CT é o Polycom RealPresence Group 500. Portanto, o aparelho utilizado pelo responsável do convite deve ser compatível com o do CT;
- para conexão com aparelho de videoconferência do CT, o responsável discará para 200.129.40.5##9600 (protocolo H.323) ou 9600@200.129.40.5 (protocolo SIP).
- para o cenário gravação de prova didática de concurso público da UFC, segue as seguintes instruções e esclarecimentos:
- É necessário que o responsável pela realização do concurso leve um projetor, com seus respectivos cabos HDMI e VGA, dependendo do tipo projetor a ser levado, para que seja utilizado pelos candidatos.O motivo para isso é que o funcionamento do projetor da sala de videoconferência está condicionado ao aparelho Polycom RealPresence Group 500. Nesse sentido, para que ele seja utilizado, é necessário realizar a instalação de um software no computador pessoal do candidato, o que se mostrou inviável em certas situações pois não havia compatibilidade com o mesmo, fazendo, assim, que houvesse atrasos desnecessários no concurso e uma situação desconfortável para o mesmo.Portanto, os organizadores do concurso ficarão responsáveis por prover os recursos necessários para a realização das provas didáticas.O Centro de Tecnologia fica responsável, apenas, de prover o recurso de gravação para as provas realizadas em sua sala de videoconferência.
- no cenário de ministração de aulas entre campi da UFC, o professor solicitante deverá informar, no TERMO DE RESPONSABILIDADE VIDEOCONFERÊNCIA, qual campus ele deseja se conectar (exemplo: Russas, Crateús, etc.).
O aparelho Polycom RealPresence Group 500 não possui compatibilidade com Skype, Hangouts e afins e com o sistema operacional GNU/Linux. Em casos onde, após a confirmação de agendamento, o técnico responsável observar a impossibilidade de utilização do sistema de videoconferência do CT, este estará livre para realizar o cancelamento da reserva e o requerente ficará responsável por buscar outro meio para realizar seu evento.
SUPORTE
O Centro de Tecnologia esclarece que o técnico responsável dará suporte APENAS a sala de videoconferência. Questões técnicas externas à sala serão de responsabilidade do membro externo e sua eventual equipe de apoio.
HORÁRIO E PONTUALIDADE
Em caso de desistência do evento. Se houver desistência por parte do demandante, favor avisar à secretaria do CT através do número 3366.9600. A NÃO COMUNICAÇÃO DO DEMANDANTE SOBRE A EVENTUAL DESISTÊNCIA SERÁ REPORTADA AO DIRETOR DO CENTRO DE TECNOLOGIA E SERÁ TRATADA POR ESSE, O QUAL PODERÁ APLICAR SANÇÕES OU NÃO, SEMPRE OBSERVANDO OS PRINCÍPIOS LEGAIS, INCLUSIVE OS DISCRICIONÁRIOS.
Em caso de mudança de horário. Se houver necessidade de mudança de horário, favor avisar à secretaria do CT através do número 3366.9600, para verificar a disponibilidade do novo horário. O técnico da sala se baseará pela agenda oficial da sala para comparecimento do evento. Portanto, É DE INTEIRA RESPONSABILIDADE DO DEMANDANTE entrar em contato com a secretaria do CT verificando se é possível fazer alteração de horário e, em caso positivo, realizar essa alteração de maneira apropriada.
Seja pontual. Se 15 minutos após o horário marcado ninguém relativo ao evento tiver chegado, ou a outra parte participante não fizer conexão, fica implícito que houve uma desistência sem prévia comunicação e o técnico ficará isento de qualquer responsabilidade. Portanto, o evento será desconsiderado.
AGENDAMENTO
Os passos para o agendamento da sala de videoconferência são apresentados abaixo:
- 1. Consultar a disponibilidade da Sala de Videoconferência do CT para realização do evento pretendido, respeitando o prazo mínimo de 48 horas úteis em relação à reserva pretendida.
- 2. Baixar e preencher o documento .doc TERMO DE RESPONSABILIDADE VIDEOCONFERÊNCIA.
- 3. Anexar o documento TERMO DE RESPONSABILIDADE VIDEOCONFERÊNCIA preenchido, devidamente preenchido, e enviar aos emails jonathan.negreiros@ufc.br e secretaria-ct@ufc.br com o assunto “[VIDEOCONFERÊNCIA] Nome completo do professor Solicitante“.
- 4. Após verificação do preenchimento correto do TERMO DE RESPONSABILIDADE VIDEOCONFERÊNCIA, será enviada uma resposta ao Solicitante.
ATENÇÃO: O Termo de Responsabilidade Videoconferência DEVERÁ ser preenchido com os dados do professor orientador/solicitante. Caso seja verificado as informações de outrem (por exemplo, dados de secretário/auxiliar administrativo etc.), o pedido será negado.
A sala de videoconferência do Centro de Tecnologia só será reservada mediante a utilização do aparelho Polycom RealPresence Group 500;
TESTE PRÉVIO
Nos casos referentes a videoconferência, o técnico enviará um e-mail contendo o dia e hora para o teste prévio. O solicitante deverá ficar atento a seu e-mail para receber tais informações.
O não comparecimento ao teste da parte do demandante implica em entendimento de que o teste não será necessário e o solicitante não deverá esperar que eventuais problemas sejam corrigidos durante a realização da videoconferência.
OUTRAS INFORMAÇÕES
Essa página está em constante modificação para fins de refinamento e adaptação e poderá ser modificada sem aviso prévio.
Caso o demandante da sala decida que é imperativo a permanência na sala por mais tempo, extrapolando o horário de reserva ou se o período reservado não aconteça no mesmo horário de trabalho do técnico, o solicitante pela sala fica, portanto, responsabilizado de que ao fim do evento:
- os ares-condicionados sejam devidamente desligados;
- desligar o amplificador do sistema de som (equipamento com luzes azuis que fica na parte mais inferior do rack preto com porta de vidro transparente);
- desligar projetor;
- desligar as luzes da sala;
- trancar a sala e entregar as chaves a algum funcionário/servidor do Centro de Tecnologia que ainda estiver no prédio.
Em casos de impossibilidade da entrega das chaves da sala no mesmo dia do evento a um funcionário/servidor do Centro de Tecnologia, por qualquer que seja o motivo, deverá o demandante guardar as chaves para si e esse se comprometerá a entregá-las o mais rápido possível no próximo dia útil, sob pena de sanções, uma vez que, dada a importância da sala, essa não poderá permanecer inacessível e inviabilizar trabalhos de outros demandantes.
ACEITAÇÃO DAS INFORMAÇÕES APRESENTADAS
O pedido e efetivação do agendamento pressupõe que o requerente está de acordo com todas as informações, instruções e regras aqui apresentadas.
Para esclarecer eventuais dúvidas ou comunicar informações importantes sobre o evento a ser realizado na sala de videoconferência do Centro de Tecnologia, entrar em contato com o técnico através do seguinte e-mail: jonathan.negreiros@ufc.br.
