Agendamento da Sala de Videoconferência

SALA DE VIDEOCONFERÊNCIA

DESCRIÇÃO

A sala de videoconferência do Centro de Tecnologia é equipada com:

  • 02 ares-condicionados;
  • 30 cadeiras e 02 mesas;
  • sistema de reprodução de áudio com amplificador;
  • aparelho de videoconferência Polycom RealPresence Group 500;
  • computador (com teclado e mouse) compatível com apresentações em .pdf (Foxit Reader);
  • projetor.

 

PROPÓSITO

A sala de videoconferência do Centro de Tecnologia é utilizada para atender os seguintes propósitos:

  1. convite de participação de professor externo à UFC para defesa de qualificação, mestrado e doutorado de alunos ligados ao Centro de Tecnologia;
  2. participação externa à UFC de professores ligados ao Centro de Tecnologia em bancas de qualificação, mestrado e doutorado;
  3. gravação de prova prática de concurso público da UFC;
  4. ministração de aulas entre campi da UFC.

 

MEIOS PARA REALIZAÇÃO DE VIDEOCONFERÊNCIA

O aparelho de videoconferência do CT atende os seguintes cenários:

  1. o professor convidado receberá, através de um e-mail enviado para o professor orientador/solicitante (onde este último ficará responsável de encaminhar para o professor convidado), as informações e instruções necessárias para realizar conexão com o aparelho de videoconferência do Centro de Tecnologia.
  2. no cenário de convite para participação externa à UFC, para professores ligados ao Centro de Tecnologia, o professor convidado informará as seguintes informações para o responsável pelo convite:
    1. aparelho de videoconferência do CT é o Polycom RealPresence Group 500. Portanto, o aparelho utilizado pelo responsável do convite deve ser compatível com o do CT;
    2. para conexão com aparelho de videoconferência do CT, o responsável discará para 200.129.40.5##9600 (protocolo H.323) ou 9600@200.129.40.5 (protocolo SIP).
  3. para o cenário gravação de prova didática de concurso público da UFC, segue as seguintes instruções e esclarecimentos:
    1. É necessário que o responsável pela realização do concurso leve um projetor, com seus respectivos cabos HDMI e VGA, dependendo do tipo projetor a ser levado, para que seja utilizado pelos candidatos.O motivo para isso é que o funcionamento do projetor da sala de videoconferência está condicionado ao aparelho Polycom RealPresence Group 500. Nesse sentido, para que ele seja utilizado, é necessário realizar a instalação de um software no computador pessoal do candidato, o que se mostrou inviável em certas situações pois não havia compatibilidade com o mesmo, fazendo, assim, que houvesse atrasos desnecessários no concurso e uma situação desconfortável para o mesmo.Portanto, os organizadores do concurso ficarão responsáveis por prover os recursos necessários para a realização das provas didáticas.O Centro de Tecnologia fica responsável, apenas, de prover o recurso de gravação para as provas realizadas em sua sala de videoconferência.
  4. no cenário de ministração de aulas entre campi da UFC, o professor solicitante deverá informar, no TERMO DE RESPONSABILIDADE VIDEOCONFERÊNCIA, qual campus ele deseja se conectar (exemplo: Russas, Crateús, etc.).

O aparelho Polycom RealPresence Group 500 não possui compatibilidade com Skype, Hangouts e afins. Em casos onde, após a confirmação de agendamento, o técnico responsável observar a impossibilidade de utilização do sistema de videoconferência do CT, este estará livre para realizar o cancelamento da reserva e o requerente ficará responsável por buscar outro meio para realizar seu evento.

 

SUPORTE

O Centro de Tecnologia esclarece que o técnico responsável dará suporte APENAS a sala de videoconferência. Questões técnicas externas à sala serão de responsabilidade do membro externo e sua eventual equipe de apoio.

 

HORÁRIO E PONTUALIDADE

Em caso de desistência do evento. Se houver desistência por parte do demandante, favor avisar ao servidor Thiago Calvet (3366.9602), da secretaria do CT. A NÃO COMUNICAÇÃO DO DEMANDANTE SOBRE A EVENTUAL DESISTÊNCIA SERÁ REPORTADA AO DIRETOR DO CENTRO DE TECNOLOGIA E SERÁ TRATADA POR ESSE, O QUAL PODERÁ APLICAR SANÇÕES OU NÃO, SEMPRE OBSERVANDO OS PRINCÍPIOS LEGAIS, INCLUSIVE OS DISCRICIONÁRIOS.

Em caso de mudança de horário. Se houver necessidade de mudança de horário, favor avisar ao servidor Thiago Calvet (3366.9602), da secretaria do CT, para verificar a disponibilidade do novo horário. O técnico da sala se baseará pela agenda oficial da sala para comparecimento do evento. Portanto, É DE INTEIRA RESPONSABILIDADE DO DEMANDANTE entrar em contato com a secretaria do CT verificando se é possível fazer alteração de horário e, em caso positivo, realizar essa alteração de maneira apropriada.

Seja pontual. Se 15 minutos após o horário marcado ninguém relativo ao evento tiver chegado, ou a outra parte participante não fizer conexão, fica implícito que houve uma desistência sem prévia comunicação e o técnico ficará isento de qualquer responsabilidade. Portanto, o evento será desconsiderado.

 

AGENDAMENTO

Os passos para o agendamento da sala de videoconferência são apresentados abaixo:

  1. Consultar a disponibilidade da Sala de Videoconferência do CT para realização do evento pretendido, respeitando o prazo mínimo de 48 horas úteis em relação à reserva pretendida.
  2. Baixar e preencher o documento .doc TERMO DE RESPONSABILIDADE VIDEOCONFERÊNCIA.
  3. Anexar o documento TERMO DE RESPONSABILIDADE VIDEOCONFERÊNCIA preenchido no e-mail e enviar para secretaria-ct@ufc.br com o assunto “[VIDEOCONFERÊNCIA] Nome completo do professor Solicitante“.
  4. Após verificação do preenchimento correto do TERMO DE RESPONSABILIDADE VIDEOCONFERÊNCIA, por parte do servidor da secretaria do Centro de Tecnologia, este enviará uma resposta para o e-mail do professor Solicitante.

ATENÇÃO: O Termo de Responsabilidade Videoconferência DEVERÁ ser preenchido com os dados do professor orientador/solicitante. Caso seja verificado as informações de outrem (por exemplo, dados de secretário/auxiliar administrativo etc.), o pedido será negado.

 

A sala de videoconferência do Centro de Tecnologia só será reservada mediante a utilização do aparelho Polycom RealPresence Group 500;

 

TESTE PRÉVIO

Nos casos referentes a videoconferência, o técnico enviará um e-mail contendo o dia e hora para o teste prévio. O solicitante deverá ficar atento a seu e-mail para receber tais informações.

O não comparecimento ao teste da parte do demandante implica em entendimento de que o teste não será necessário e o solicitante não deverá esperar que eventuais problemas sejam corrigidos durante a realização da videoconferência.

 

OUTRAS INFORMAÇÕES

Essa página está em constante modificação para fins de refinamento e adaptação e poderá ser modificada sem aviso prévio.

Caso o demandante da sala decida que é imperativo a permanência na sala por mais tempo, extrapolando o horário de reserva ou se o período reservado não aconteça no mesmo horário de trabalho do técnico, o solicitante pela sala fica, portanto, responsabilizado de que ao fim do evento:

  • os ares-condicionados sejam devidamente desligados;
  • desligar o amplificador do sistema de som (equipamento com luzes azuis que fica na parte mais inferior do rack preto com porta de vidro transparente);
  • desligar projetor;
  • desligar as luzes da sala;
  • trancar a sala e entregar as chaves a algum funcionário/servidor do Centro de Tecnologia que ainda estiver no prédio.

Em casos de impossibilidade da entrega das chaves da sala no mesmo dia do evento a um funcionário/servidor do Centro de Tecnologia, por qualquer que seja o motivo, deverá o demandante guardar as chaves para si e esse se comprometerá a entregá-las o mais rápido possível no próximo dia útil, sob pena de sanções, uma vez que, dada a importância da sala, essa não poderá permanecer inacessível e inviabilizar trabalhos de outros demandantes.

 

ACEITAÇÃO DAS INFORMAÇÕES APRESENTADAS

O pedido e efetivação do agendamento pressupõe que o requerente está de acordo com todas as informações, instruções e regras aqui apresentadas.

 

Para esclarecer eventuais dúvidas ou comunicar informações importantes sobre o evento a ser realizado na sala de videoconferência do Centro de Tecnologia, entrar em contato com o técnico através do seguinte e-mail: jonathan.negreiros@ufc.br.